Rehtorin digitaaliset apuvälineet

Rehtorien blogeja:

Tietotekniikan ja tietoteknisten välineiden yleistyminen on muuttanut myös rehtoreiden mahdollisuuksia ja tapaa toimia. Harvassa koulussa näkee enää rehtorin tekevän esim. lukujärjestyksiä nappulataulun avulla ja yhä useammassa paikassa perinteiset lankapuhelimet ovat vaihtuneet kännyköiksi.

Digitaalisten laitteiden ja ohjelmistojen kehitysnopeus aiheuttaa paineita rehtorin ajankäytölle: jotta laitteista ja ohjelmistoista saataisiin haluttu teho irti, täytyy niitä osata käyttää riittävän hyvin, ja tämä vaatii puolestaan aikaa ja kunnon koulutusta. Harjoitteluun käytetty aika ja raha on taas jostain muusta pois. Kannattaakin tarkoin miettiä, mitä ja millaisia järjestelmiä kannattaa jokapäiväisen työn tueksi tuoda. Monissa kunnissa tämä ei ole pelkästään yksittäisen rehtorin päätös vaan opetuksen järjestäjä voi pakottaa rehtorit useiden eri laitteiden tai tietojärjestelmien käyttöön.

Seuraavaan on koottu lyhyesti hyviä rehtorin digitaalisia apuvälineitä:

Esittelymateriaalin pohjat
Koulun henkilökunta pitää vuoden aikana useita esityksiä ja lähettää monia kirjeitä. Koulun kannattaa tuottaa tyylikkäät esitys- ja kirjepohjat tätä varten. Yleensä koulusta löytyy joku, joka pystyy pientä korvausta vastaan pohjat kaikkien käyttöön tekemään. Hyvänkin esityksen sisältö hukkuu helposti vanhoja PowerPointin malleja käytettäessä.

Intranet
Koulun sisäistä tiedottamista ja tiedostojen jakoa varten kannattaa perustaa jonkunlainen intranet-ratkaisu. Helpoimmillaan asia nivoutuu vaikkapa opettajien yhteiseksi tilaksi koulun verkko-oppimisympäristössä. Yhteisessä suljetussa intranetissa kannattaa pitää esim. kokousten pöytäkirjat, talon yhteiset lomakkeet, julkaisut, perehdytyskansiot, puhelinnumerot jne.

Langaton esitysohjain
Tietokoneen taakse sidottu esiintyjä saadaan liikkuvaksi muutaman kymmenen euron investoinnilla hankkimalla esityksiä varten kulloiseenkin tietokoneeseen USB:n kautta liitettävä esitysohjain.

Muistitikku (salattu)
Rehtori kuljettaa monesti mukanaan kouluun liittyviä tiedostoja. Nykyiset muistitikut mahdollistavat suurienkin tietovarantojen mukana kuljettamisen pienessä tilassa. Tällöin onkin hyvä muistaa suojata muistitikku salasanalla. Pienellä vaivalla rajoitetaan tehokkaasti mahdollisesti katoavan datan väärinkäyttöä.

Oppilashallinto-ohjelmat
Oppilashallinnon ohjelmien (esim. Primus, Winha, ASIO, HumakPro, ASTA, SYMSI) kehittyessä on niiden hallinnoimisesta tullut yhä hankalampaa. Eri käyttäjillä on erilaiset näkymät ja oikeudet ja samalla ohjelmalla pyritään tekemään niin lukujärjestysten suunnittelu, arvosanojen kirjaaminen, viestintä kuin vaikkapa luokkatilojen hallintakin.

Ohjelmien käyttäjäystävällisyys ei ole aina samalla tasolla kuin kansainvälisten kaupallisten ohjelmistojen, ja niiden lähitukea ei välttämättä kunnasta löydy.

Järjestelmien ongelmat kaatuvat monesti rehtorien ja koulusihteerien murheeksi ja järjestelmien opiskeluun kannattaa käyttää riittävästi aikaa ja rahaakin. Toimimattomat tai huonosti toimivat järjestelmät saavat aikaan runsaasti pahaa mieltä ja mainetta.

Sosiaalinen media
Rehtori voi hyödyntää myös yleisiä verkkotyökaluja ja sosiaalisen median välineitä omassa työssään. Useat rehtorit esimerkiksi pitävät omia blogeja.

Sähköinen kalenteri
Vähänkin liikkuvamman tai useammassa kiinteistössä toimivan rehtorin kannattaa itseään ja läheisiä työntekijöitään varten (apulaisrehtori, koulusihteeri, OPO) perustaa sähköinen kalenteri. Kalenterin kautta löytää itse oikeaan aikaan oikeaan paikkaan ja epätietoisuus rehtorin tavoitettavuudesta alaisten taholta vähenee.

Kalenterin jakamisesta ja yksittäisten tapahtumien näkymisestä kannattaa tehdä suunnitelma ja pitää se mielessään, jos ei halua kaikkien tietävän jokaista yksityistäkin menoa.

Sähköposti
Sähköposti toimii hyvin viestin välittäjänä niin henkilökunnan, oppilaiden kuin heidän omaistensakin suuntaan. Toistuvia posteja varten kannattaa tehdä esim. opettajakunnalle oma sähköpostilista. Sähköposteja lähetettäessä kannattaa muistaa kohtuus niiden määrässä ja muistaa arkaluontoisissa asioissa, että viestien edelleen lähetys on äärimmäisen helppoa.

Taulukkolaskentaohjelma
Jokaisen itseään kunnioittavan rehtorin kannattaisi opetella riittävät taulukkolaskennan taidot. Taulukkolaskentaohjelmat taipuvat moneen niin lukujärjestyksiä suunniteltaessa, opettajien resurssointeja laskettaessa tai vaikkapa vuoden käyttöbudjettia seurattaessa. Selkeät graafit auttavat esitettyjen asioiden perille menossa myös numerosarjoja paremmin.

Taulukkolaskennan opetteluun käytetyn ajan saa varmasti monikertaisena takaisin vuosien saatossa.

VPN-yhteys
Rehtorin työ ei ole paikkaan sidottua. Monesti onkin järkevämpää tehdä tiettyjä töitä muualla kuin rehtorin kansliassa. Jos tarvetta on päästä esim. kunnan Intranet-järjestelmiin vaikkapa oppilastietojärjestelmiä varten, niin tällöin tulee hommata etätyön mahdollistava VPN-yhteys. VPN-yhteydessä käytännössä luodaan mistä tahansa julkisesta verkosta suojattu etäyhteys kunnan sisäverkkoon ja siellä oleviin ohjelmiin. Tämän toteuttamiseen tarvitaan yleensä kunnan IT-väen apua.

Älypuhelin
Mobiili älypuhelin korvaa hyvin perinteisen lankapuhelimen. Älypuhelin on aina mukana ja täten rehtori hyvin tavoitettavissa. Joskus kannattaa toki miettiä, milloin rehtori suostuu olemaan tavoitettavissa, ja monet rehtoreista kantavatkin kahta erillistä puhelinta tai kahden SIM-kortin puhelinta, jossa on siis käytössä samaa aikaa julkinen liittymä ja henkilökohtainen liittymä yhdessä laitteessa.

Älypuhelimen rehtorille hyviä ominaisuuksia ovat mm. kamera, sähköpostin replikointi, sähköinen kalenteri ja internet-selain. Puhelimen ruudun koossa ei kannata tinkiä, ja puhelimeen kannattaa ottaa myös Wlan-valmius esim. ulkomaanmatkojen takia.

Puhelinta käytettäessä kannattaa muistaa pitää salausten kyselyt päällä, etteivät puhelimen hävitessä koko oma sähköpostiliikenne ja koulun materiaalit häviä samalla.